Mode d’emploi pour organiser une visio-conférence Pour les personnes qui veulent organiser une réunion Zoom ou solutions alternatives

, par Attac France, AtTactic

Attac privilégie au maximum l’utilisation des outils sous licences libres, c’est le cas pour l’hébergement de l’ensemble de nos services pour les serveurs d’Attac France. S’agissant de l’audio et de la vidéo-conférence pour des réunions ou des « webinaires », l’utilisation du logiciel « Zoom » a été décidée car sa stabilité d’utilisation en fait un outil efficace pour un très grand nombre de d’utilisatriceseurs connectées en même temps. Pour information, plusieurs logiciels sous licences libres sont à l’étude, patience :)

Organiser une visio-conférence avec le logiciel Zoom

Réunions de plus de 40 minutes : en utilisant des créneaux Attac France

Attac France dispose d’abonnements qui permettent d’organiser des réunions en visio-conférence à durée illimitée. Pour obtenir un créneau, faites une demande à l’adresse reservation@attac.org en précisant l’heure de début et de fin, ainsi que l’objet de la réunion (réunion du comité local xxx, de l’espace de travail yyy...).

En fonction des disponibilités nous vous enverrons une confirmation de réservation contenant les infos clés et un lien de connexion. Après confirmation vous pouvez transmettre aux participantes les informations de connexion, par exemple en vous basant sur le message type ci-dessous

ATTENTION : le lien qui vous sera fournit ne fonctionnera que pour les horaires que vous aurez demandés.

Exemple de message type que vous pouvez envoyer aux participantes

Pour rejoindre notre réunion de tel jour, il vous suffira de cliquer à l’heure dite sur ce lien : insérez ici le lien qui vous aura été transmis, qui commence par https://zoom.us/j/ auquel s’ajoute les 10 chiffres propres à votre réunion.

Si vous ne pouvez pas participer via votre ordinateur ou votre téléphone connecté, vous pouvez nous rejoindre par téléphone en appelant le insérez le numéro de téléphone qui vous aura été transmis et en entrant le numéro de réunion insérez le numéro de réunion qui vous aura été transmis.

Si besoin, n’hésitez pas à consulter le mode d’emploi disponible sur le site Vie Interne https://vie-interne.attac.org/guides-outils/article/mode-demploi-pour-participer-a-une-reunion-en-utilisant-le-programme-zoom qui détaille :

  • Comment vous connecter, si vous n’avez jamais utilisé le programme zoom
  • Quelques conseils et règles de base pour fonctionner collectivement en visio-conférence

Réunions libérées via un salon BigBlueButton d’Attac France

Nouveau ! 
Article dédié à la présentation de l’outil sur Vie-Interne, comment réserver ? Réalisé par l’espace thématique numérique AtTactic à retrouver ICI !

Hébergé chez Octopuce.fr dont le fondateur est membre du bureau de l’association de confiance La Quadrature du Net, BigBlueButton est un logiciel libre qui ne récoltera pas vos données personnelles et respectera votre vie privée.

Vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel sur votre ordinateur (smartphone déconseillé), il vous sera possible de s’y connecter en appelant avec un téléphone en demandant à une personne déjà connectée sur le salon par ordinateur le numéro à appeler accompagné de son code d’accès unique (voir manuel d’utilisation).

Pour faire votre demande de « salon BigBlueButton » (aussi dit « BBB ») et réaliser vos réunions ou visio-conférences en ligne, vous devez écrire à l’adresse électronique bbb@attac.org avec votre créneau horaire et un libellé ou nom de groupe pour l’ajouter aux calendriers des réservations, il n’y a pas de limites de temps pour les réservations.

À consulter avant toute connexion, un manuel d’utilisation a été réalisé par l’équipe bénévole du groupe AtTactic disponible à l’adresse suivante :

https://attac.org/l/manuelbbb

Comme pour tout nouveau logiciel à utiliser, s’il s’agit pour vous d’une première réunion sur un salon BBB, n’hésitez pas à vous connecter seule ou à plusieurs 10 15min en amont de votre réunion afin de prendre ses marques et comprendre l’outil, puis accompagner les autres personnes ne l’ayant jamais utilisé. Si cela ne fonctionne toujours pas, n’oubliez pas qu’il est possible de se connecter en appelant avec un téléphone.

Nouveau ! 
Article dédié à la présentation de l’outil sur Vie-Interne, comment réserver ? Réalisé par l’espace thématique numérique AtTactic à retrouver ICI !

Réunions de moins de 40 minutes : sans passer par Attac France

Vous pouvez organiser vous-mêmes des réunions en vous créant simplement un compte et en téléchargeant le logiciel Zoom. Si vous n’avez pas d’abonnement, ces réunions seront limitées à 40 minutes, mais illimitées en nombre (vous pouvez donc éventuellement en prévoir plusieurs à la suite).

Autres solutions alternatives à Zoom

Vous pouvez aussi utiliser les services libres suivants se basant sur le même outil que « Framatalk » de l’association Framasoft.

Point de vigilance à propos de l’association Framasoft qui est complètement débordée de toutes les connexions massives de gens qui sont en télétravail, Framasoft est une association association loi 1901 de 35 membres dont 9 salariées et non une grosse structure comme Zoom.

Pour essayer de leur alléger la charge, voici quelques autre « Chatons » proposant d’autres services du type Framatalk basé sur l’outil « Jitsi Meet » :