Mode d’emploi pour participer à une réunion en utilisant le programme Zoom

, par Attac France

Quelques conseils et règles de base pour fonctionner collectivement en visio-conférence
+ Un mode d’emploi pour les personnes qui n’ont jamais utilisé le programme Zoom

Trois façons de rejoindre une réunion Zoom

Lorsque vous êtes conviée à une réunion Zoom, vous devez recevoir :

  • Un lien de connexion, qui se présente comme ceci : https://zoom.us/j/ suivi de chiffres et de numéros
  • Un numéro de téléphone + un numéro à 10 chiffres

Zoom permet de réaliser des réunions à distance à plusieurs (le nombre de participantes est quasi-illimité), en se voyant et en s’entendant.

1/ Soit depuis votre ordinateur

C’est la solution idéale. Elle vous permet de suivre les conversations, de voir les autres participant-es ainsi que les éventuels visuels qui seront partagés au cours de la réunion, ainsi que de participer aux conversations « chat ».

Pour que cela fonctionne, votre ordinateur doit être connecté à Internet. Il doit également être équipé d’un micro et de hauts-parleurs : à défaut, il vous faudra utiliser un casque avec micro. Dans l’idéal, il faudrait également qu’il soit équipé d’une webcam (mais s’il n’en a pas ce n’est pas gênant).

Pour vous connecter :

  • Il vous suffit de cliquer sur le lien qui vous aura été envoyé (qui commence par https://zoom.us/j/ suivi de chiffres et de numéros)
  • Cliquez sur « Rejoindre l’audio par ordinateur »
  • Vous êtes désormais connecté à la réunion avec les autres participantes

Voici ce que vous voyez en bas de la fenêtre :

  • Coupez votre micro pour éviter les bruits gênants (en cliquant sur le dessin du micro afin qu’il soit barré d’un trait rouge) : vous le rallumerez quand vous souhaiterez prendre la parole (en recliquant sur le dessin du micro afin qu’il ne soit plus barré d’un trait rouge)
  • Allumez votre caméra si elle est éteinte (et si votre ordinateur est équipé d’une webcam) : cliquez sur le dessin de la caméra afin qu’il ne soit pas barré d’un trait rouge. Si vous n’avez pas de caméra, il n’y a pas de problème, c’est juste que les autres participantes ne pourront pas vous voir.
  • Cliquez sur « Converser » (dessin avec une bulle de bande-dessinée), afin que s’ouvre la fenêtre qui vous permettra de lire ce que les autres participantes écriront, et d’écrire aux autres participantes

Si vous le souhaitez, vous pouvez en amont de la réunion télécharger l’application Zoom (https://zoom.us/download) mais ce n’est pas indispensable.

Consultez en bas de page les quelques conseils et règles de base pour fonctionner collectivement en visio-conférence, et bonne réunion !

2/ Soit depuis un téléphone intelligent et connecté

C’est également une bonne solution.
En amont, il vous faudra installer l’application « ZOOM cloud meeting », puis suivre les instructions de connexion.

Merci de couper votre micro (sauf quand vous prenez la parole !) pour éviter les bruits parasites.

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3/ Soit depuis n’importe quel téléphone fixe ou mobile

C’est une solution moins confortable car elle ne vous permettra pas d’avoir accès aux visuels qui seront diffusés pendant la réunion, ni aux conversations « chat ». Mais vous pourrez participer à tous les échanges vocaux : c’est l’essentiel.

Pour rejoindre une réunion par ce moyen :

  • Appelez le numéro de téléphone qui vous aura été indiqué en amont de la réunion, et entrez le numéro de réunion à 10 chiffres
  • Vous êtes désormais connecté à la réunion avec les autres participantes
  • Merci de couper le micro de votre téléphone si c’est possible (sauf quand vous désirez prendre la parole) pour éviter les bruits parasites

Si vous souhaitez également voir les autres participantes (et pas seulement les entendre via votre téléphone), vous avez la possibilité de les entendre et de leur parler via votre téléphone, et de les voir et de vous faire voir via votre ordinateur. Pour cela, après vous être connectée à la réunion par téléphone (cf ci-dessus) :

  • IMPORTANT : commencez par couper le son de votre ordinateur pour éviter les larsen.
  • Puis, depuis votre ordinateur, connectez-vous à la réunion en suivant le lien qui vous aura été envoyé en amont (https://zoom.us/j/ suivi d’un numéro à 10 chiffres)

Voici ce que vous voyez en bas de la fenêtre :

  • Allumez votre caméra si elle est éteinte (et si votre ordinateur est équipé d’une webcam) : cliquez sur le dessin de la caméra afin qu’il ne soit pas barré d’un trait rouge. Si vous n’avez pas de caméra, il n’y a pas de problème, c’est juste que les autres participantes ne pourront pas vous voir.
  • Cliquez sur « Converser » (dessin avec une bulle de bande-dessinée), afin que s’ouvre la fenêtre qui vous permettra de lire ce que les autres participantes écriront, et d’écrire aux autres participantes

Au besoin également la documentation du Wiki d’Attac :

Consultez en bas de page les quelques conseils et règles de base pour fonctionner collectivement en visio-conférence, et bonne réunion !

Conseils et règles de base pour fonctionner collectivement en visio-conférence

– Dès que plus de 3 ou 4 personnes sont connectées, la conversation est vite rendue difficile par les bruits parasites : en conséquence, coupez systématiquement votre micro lorsque vous ne parlez pas, et ne le remettez en marche que quand c’est votre tour de vous exprimer. Cela vous préservera également de la tentation de prendre la parole de façon intempestive : tentation bien compréhensible dans un débat, mais particulièrement pénible pour tout le monde en visio-conférence.

– Choisissez un « pseudo » explicite, qui corresponde à votre nom et permettre de vous reconnaître. Pour changer votre pseudo une fois la réunion commencez : ouvrez l’onglet « Participants » (accessible en bas de votre écran), puis cliquez sur « Plus » à côté de votre pseudo, et choisissez « Renommer ».

– Demandez la parole en inscrivant une étoile * dans l’espace « Converser » (accessible en cliquant en bas de votre écran). Si vous ne trouvez pas l’étoile * sur votre clavier, notez « parole ».

– Pour compenser la frustration de ne pas pouvoir prendre la parole de façon intempestive, vous pouvez réagir dans l’espace « Converser ». Il est d’usage de mettre ++ pour exprimer votre accord avec ce qui vient d’être dit (on met 2 + pour éviter les confusions avec *). Vous pouvez aussi faire de courtes remarques ou poser de courtes questions. Évitez absolument les grands pavés de textes, qui seront illisibles pour les autres, et qui compliquent la lecture de la conversation.

– Si vous avez des problèmes de connexion, il peut être utile pour vous de « quitter la réunion » et de vous connecter à nouveau : pour cela, il vous suffit de cliquer sur le même lien que celui que vous avez utilisé précédemment.

– Si votre connexion est insuffisante pour supporter la réunion, commencez par couper votre vidéo. Cela devrait déjà améliorer un peu les choses. Au pire, abandonnez Internet et rejoignez la réunion par téléphone (le numéro et le code vous auront été transmis en même temps que le lien).

– SI vous êtes pas téléphone, coupez également votre micro. Vous allez pouvoir écouter sans problème. Les intéractions et la participation vont en revanche être plus compliquées... Ne prenez pas la parole de façon intempestive, mais dites « Parole Camille » pour demander la parole, qui vous sera accordée ensuite à votre tour.

À propos du choix d’utiliser le logiciel Zoom

Attac privilégie au maximum l’utilisation des outils sous licences libres, c’est le cas pour l’hébergement de l’ensemble de nos services pour les serveurs d’Attac France. S’agissant de l’audio et de la vidéo-conférence pour des réunions ou des « webinaires », l’utilisation du logiciel « Zoom » a été décidée car sa stabilité d’utilisation en fait un outil efficace pour un très grand nombre de d’utilisatriceseurs connectées en même temps. Pour information, plusieurs logiciels sous licences libres sont à l’étude, patience :)